Czas przechowywania dokumentacji pracowniczej jest ściśle regulowany przepisami prawa, dlatego wszystkie organizacje przetwarzające takie dane muszą zadbać o wdrożenie odpowiednich rozwiązań.
Jak długo firmy muszą przechowywać dokumentację dotyczącą pracowników?
Warto mieć świadomość, jak liczyć okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Kwestię tę reguluje Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku. Dokumenty dotyczące pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku muszą być przechowywane przez 10 lat. Akta osoby, która rozpoczęła pracę wcześniej, trzeba mieć ze sobą przez 50 lat. W razie wątpliwości warto jednak skonsultować się z firmą archiwizacyjną, udzielającą odpowiednich informacji. Kliknij na link i wejdź na stronę: hsm-recycling.pl/pl/blog/jak-liczyc-okres-przechowywania-dokumentacji-pracowniczej-57/, aby dowiedzieć się więcej.
Dokumentację można przechowywać w formie papierowej, ale również elektronicznej. W przypadku digitalizacji danych dostęp do nich należy zabezpieczyć podpisem elektronicznym. Nieprzestrzeganie zasad dotyczących dokumentacji pracowniczej niesie za sobą ryzyko nałożenia kary finansowej przez Inspekcję Pracy. Pracodawca ma obowiązek zadbać o bezpieczne przechowywanie dokumentów, zapewniając dostęp do nich tylko upoważnionym osobom. Należy ponadto zastosować odpowiednie procedury kontroli dostępu, które pozwolą na zabezpieczenie poufności przechowywanych informacji. Warto również wiedzieć, gdzie przechowywać dane. Dzięki temu można się zabezpieczyć przed ich wyciekiem. Kliknij link: https://hsm-recycling.pl/pl/blog/Gdzie-przechowywac-dane-37/, żeby poznać szczegóły.
Dlaczego warto zamówić profesjonalne niszczenie dokumentów?
Po zakończeniu okresu przechowywania pracownik może wystąpić o wydanie swojej teczki, a pracodawca ma 30 dni na jej udostępnienie. W przypadku braku zgłoszenia osoby zatrudnionej pracodawca zobowiązany jest zniszczyć dokumentację w ciągu kolejnych 30 dni, uniemożliwiając tym samym jej odtworzenie, co stanowi ważny aspekt zarządzania danymi pracowniczymi.
Aby mieć pewność, że wszystko będzie przebiegać zgodnie z planem, warto zdecydować się na zamówienie usługi profesjonalnego niszczenia dokumentów. Outsourcing tego procesu umożliwia zaoszczędzenie czasu i zasobów wewnętrznych. Stosujemy zaawansowane metody, które eliminują ryzyko wycieku poufnych danych. Firma HSM Recycling pomaga w optymalizacji procesów związanych z zarządzaniem danymi.
